Stap 1: Afspraaktypes instellen
Voor je patiënten kan gaan uitnodigen, moet je eerst je afspraaktypes goed instellen.
Heb je de afspraaktypes Griepvaccinatie en Covidvaccinatie nog niet ingesteld?
Neem dan een kijkje naar de Gebruikersgids: Voorbereidingen op de vaccinatieperiode stap 2!
TIP: vergeet niet naar de pro tips te kijken in bovenstaande gebruikersgids om de afspraken extra vlot en efficiënt te laten verlopen.
Als je afspraakinstellingen en beschikbaarheden op punt staan ben je klaar om de uitnodiging te verzenden!
Vaccineren zonder afspraak? Ga dan meteen door naar de volgende stap.
Waarom patiënten uitnodigen?
Apothekers nodigen hun patiënten meestal uit zodra de vaccins geleverd zijn. Maar waarom is dat zo belangrijk?
Door patiënten in bulk uit te nodigen:
-
Bereik je een groter publiek: Als je het afgelopen jaar actief e-mailadressen verzameld hebt, kan je nu al die mensen vlot uitnodigen voor een vaccin.
-
Bespaar je tijd: Patiënten maken zelf een afspraak via jullie afsprakenlink. Ze hoeven daarvoor niet te bellen of langs te komen. Jij krijgt een duidelijk overzicht van alle ingeplande vaccinaties – het enige wat je nog moet doen, is hen ontvangen en vaccineren.
Extra tip: Gebruik je Salvus al langer? Dan kan je eenvoudig filteren op patiënten die vorig jaar een vaccinafspraak maakten en hen opnieuw uitnodigen.
Ter voorbereiding van de vaccinatieperiode heb je de standaarduitnodigingen aangepast naar de wensen van je apotheek of een nieuwe uitnodiging aangemaakt (Zie gebruikersgids: Voorbereidingen op de vaccinatieperiode stap 3, als je dit nog niet in orde hebt gebracht).
TIP: Stuur de uitnodiging eerst even naar jezelf om te controleren of alles correct wordt weergegeven en werkt zoals verwacht.
Zodra je uitnodigingen in Salvus op punt staan, kan je patiënten beginnen uitnodigen. Je hebt hiervoor twee opties:
Optie 1: Iedereen uitnodigen
Je nodigt alle patiënten uit die in je Salvus-patiëntenlijst staan, ongeacht leeftijd of andere kenmerken.
Dit is de makkelijkste optie: je hoeft niet na te denken over filters én je geeft iedereen de kans om zich te laten vaccineren.
Ga naar Contacten in het Salvus platform
- Selecteer alle contacten door op het vakje links van 'Naam' te klikken
- Klik op 'Bulk toevoegen'
- Selecteer de uitnodiging die u wilt verzenden
- klik op Toevoegen
U kan ook onderstaande video bekijken voor meer instructies:
Optie 2: Werken met filters
Je nodigt enkel een specifieke groep patiënten uit, bijvoorbeeld:
-
Alleen risicopatiënten (bv. 65+ of chronische aandoeningen)
-
Enkel patiënten die vorig jaar een vaccinatieafspraak hadden
-
Een selecte groep op basis van andere filters
Bekijk onderstaande video bekijken voor meer instructies:
Enkele voorbeeldfilters zijn opgelijst in onderstaande tabel:
| Type filter | Instellingen |
| Alle 65-plussers | Geboortedatum - Voor - 1/1/1960 |
| Patiënten met een tag vb. Diabetispatiënt |
Tag - is - naam van de tag |
| Patiënten die vorig jaar een vaccin hebben gereserveerd en/of laten toedienen |
Reservatie naam - is - Griep OR Reservatie naam - is - COVID OR Afspraak naam - is - Griep vaccinatie OR Afspraak naam - is - COVID vaccinatie |
| Vertegenwoordigers uitsluiten |
Afspraak naam - is niet gelijk aan - Product en verkoop OR Afspraak naam - is niet gelijk aan - Opleiding |
| Alle 65-plussers + patiënten met een tag |
Geboortedatum - Voor - 1/1/1960 OR Tag - is - naam van de tag |
Wie heeft geen uitnodiging gekregen via mail?
Wil je achterhalen wie je niet via e-mail kon bereiken (bv. om hen nog telefonisch te contacteren)?
Gebruik dan volgende filter: Uitnodiging naam - is niet gelijk aan - [naam van je uitnodiging].
Zo krijg je een overzicht van patiënten die geen uitnodiging ontvingen – vaak omdat er geen e-mailadres geregistreerd is.
Zodra je patiënten hebt uitgenodigd, kunnen zij zelf een afspraak boeken via:
-
de link in de uitnodigingsmail
-
de afsprakenlink die je normaal gezien al op je website hebt geplaatst
Daarnaast zullen er ook patiënten zijn die géén uitnodiging ontvingen (bijvoorbeeld omdat ze geen e-mailadres hebben). Die patiënten nemen vaak telefonisch contact op of komen gewoon langs in de apotheek om een afspraak te maken. In dat geval kunnen jullie de afspraak manueel inboeken via Salvus.
Hoe je afspraken maakt, annuleert of wijzigt leer je in deze gebruikersgids.
Vaccineren zonder afspraak? Dan is deze en de volgende stap niet meer van toepassing voor jou.
Op de dag van de vaccinatie kan je ervoor kiezen om een lijst met afspraken af te drukken.
Ga naar Kalender
- Klik op 'Afspraken' bovenaan
- Filter op de juiste dag, week of maand
- Klik op 'PDF export'
Er wordt automatisch een overzicht gegenereerd van alle afspraken binnen die periode. Dit kan je afdrukken en bijhouden tijdens het vaccineren – handig om het overzicht te bewaren.
