Les 1: Werken met de Salvus agenda

Intro

Sinds de coronaperiode is een digitale agenda niet meer weg te denken uit de apotheek. In korte tijd moeten vaak grote aantallen patiënten ingepland worden voor vaccinaties. Dit gaat al snel gepaard met veel telefoons, het zoeken naar beschikbare momenten en het verplaatsen van afspraken — taken die een groot deel van je dag in beslag nemen.

Met de agenda in Salvus organiseer je dit een stuk efficiënter. Je beheert afspraken centraal en laat patiënten eenvoudig zelf een moment kiezen dat voor hen past. Zo bespaar je tijd aan de telefoon en creëer je meer overzicht in je planning.

Daarnaast kan je patiënten ook proactief uitnodigen. Met één klik nodig je een volledige doelgroep uit en kan je hen vooraf informeren over de vaccinatieperiode en de werking in jouw apotheek. 

Maar de agenda gaat verder dan vaccinaties alleen.

De rol van de apotheker evolueert steeds meer richting persoonlijke begeleiding en preventieve zorg. Steeds vaker zijn één-op-één gesprekken nodig om patiënten optimaal te ondersteunen.

Een goed georganiseerde agenda helpt je om deze zorgmomenten efficiënt in te plannen en je apotheek klaar te maken voor de toekomst van farmaceutische zorg.

Wat leer je in deze les?

In deze les leer je:

• hoe je de agenda correct instelt binnen Salvus

• hoe je afspraken voor patiënten kan plannen en beheren in de apotheek

• voorbeelden van hoe je agenda kan inzetten in de apotheek

Video — Werken met de agenda in Salvus

Bekijk eerst de video waarin we tonen hoe je bestaande afspraaktypes bewerkt of een nieuw afspraaktype aanmaakt.

Leer in de volgende video hoe je een afspraak voor een patiënt kan inplannen in de apotheek. 

Waarom de agenda gebruiken?

De agenda in Salvus helpt je om afspraken centraal en overzichtelijk te beheren.

Dit biedt verschillende voordelen:

• minder tijdverlies aan telefoons

• een duidelijk overzicht van alle geplande consultaties

• een efficiëntere organisatie van zorgdiensten

• minder kans op fouten of dubbele boekingen

Daarnaast maakt de agenda het mogelijk om proactief patiënten uit te nodigen voor zorgmomenten, zoals vaccinaties of begeleidingsgesprekken.

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1 — Vaccinatiecampagne

Tijdens het vaccinatieseizoen wil je een grote groep patiënten uitnodigen.

Met Salvus kan je:

• een doelgroep selecteren (bijvoorbeeld +50 jaar)

• hen in bulk uitnodigen

• patiënten zelf hun afspraak laten inplannen

Hierdoor vermijd je een overbelasting aan telefoons en verloopt de planning veel vlotter.

Voorbeeld 2 — Opvolggesprekken plannen

Na een eerste consultatie, zoals een GGG-gesprek, wil je patiënten uitnodigen voor een opvolggesprek.

Met Salvus:

• worden patiënten automatisch uitgenodigd voor een opvolgmoment via onze Care Flows

• zijn patiënten op de hoogte van het bestaan van zo een opvolggesprek

• kunnen ze zelf een geschikt moment inplannen. 

Dit zorgt voor een gestructureerde opvolging zonder extra administratie.

Voorbeeld 3 — Workshops/ Demo-avonden

Je organiseert in de apotheek een make-up workshop of huidverzorgingssessie voor je patiënten.

Met Salvus kan je dit eenvoudig en efficiënt aanpakken.

Je kan: 

• een gerichte doelgroep selecteren (bijvoorbeeld patiënten met de tag cosmetica)

• deze groep in bulk uitnodigen om zich in te schrijven via onze communicatietool

• klanten kunnen vervolgens zelf een spotje reserveren via de online agenda.

De online agenda kan ook makkelijk gedeeld worden op sociale media om zo de juiste doelgroep te bereiken. 

Voorbeeld 4 — Afspraken met vertegenwoordigers

In de apotheek nemen vertegenwoordigers regelmatig contact op om een afspraak in te plannen. Dit gebeurt vaak telefonisch en vraagt tijd: momenten afstemmen, beschikbaarheid nakijken en eventueel overleggen met de titularis.

Met de agenda in Salvus kan je dit proces sterk vereenvoudigen.

Je kan:

• specifieke tijdsblokken voorzien voor vertegenwoordigers

• deze beschikbaarheid delen via je website

• vertegenwoordigers eenvoudig doorverwijzen om zelf een moment in te plannen online

• controle behouden over de aanvragen en enkel de gewenste afspraken bevestigen.

Zo bespaar je tijd aan telefoons en creëer je meer ruimte voor wat echt telt: zorg voor je patiënten.