1. Préparations pour la période de vaccination
1.1 Préparations générales
Afin que la période de vaccination se déroule de manière fluide et efficace, il est recommandé d’effectuer certaines préparations à l’avance. Beaucoup de ces actions peuvent être réalisées tout au long de l’année, il est donc conseillé de commencer le plus tôt possible.
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Collecte des adresses e-mail :
Nous le soulignons souvent – et ce n’est pas sans raison ! Plus vous collectez d’adresses e-mail, plus vous pouvez inviter directement vos patients par e-mail à venir chercher un vaccin dans votre pharmacie. Plus d’invitations = moins d’appels ou de questions au comptoir et plus de vaccinations réussies.
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CONSEIL : De nombreuses pharmacies constatent que la collecte des adresses e-mail ne se fait pas automatiquement. Une méthode simple et efficace consiste à la demander de manière accessible, par exemple : "Nous avons un nouveau système. Si vous me donnez votre e-mail, nous pourrons vous contacter lorsque les vaccins seront disponibles."
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Ajouter votre lien de rendez-vous sur votre site web :
Pas encore fait ? Mettez-le en place dès que possible. Vous trouverez votre lien de rendez-vous dans Salvus via :
Paramètres > Personnalisation > Lien de rendez-vous
1.2 Préparations concrètes
En août, il est recommandé de commencer la préparation concrète de la période de vaccination. Voici quelques éléments spécifiques à mettre en ordre pour bien démarrer.
Étape 1 : Décider si vous utilisez des réservations
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Avec réservations :
Le patient réserve un vaccin avant même la livraison. Cela le rassure et vous permet d’estimer le nombre de vaccins nécessaires.
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Sans réservations :
Salvus propose cette option, mais elle n’est pas obligatoire. Chaque pharmacie choisit son propre fonctionnement.
Étape 2 : Décider si vous travaillez sur rendez-vous
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Avec rendez-vous :
Configurez les types de rendez-vous COVID et/ou vaccination grippe dans Paramètres > Gestion des rendez-vous > Types de rendez-vous.
Besoin d’aide ? Consultez le guide utilisateur : configuration des types de rendez-vous et des disponibilités:
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Sans rendez-vous :
Adaptez vos invitations standard en sélectionnant « aucun outil », afin de supprimer le bouton « Prendre rendez-vous ». (Voir étape 3)
9 conseils pour configurer les types de rendez-vous pendant la vaccination
Étape 3 : vérifier et adapter les invitations
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Allez dans Paramètres > Réservations > Invitations
- Vérifiez l’outil utilisé : réservation / rendez-vous / aucun outil
- Remplissez NL, FR et EN (ou mettez un tiret si inutile)
- Adaptez l’objet et le contenu
- Cliquez sur 👁 pour prévisualiser
- N’oubliez pas d’enregistrer
et d’activer l’invitation
Étape 4 : Message vocal (optionnel)
Certaines pharmacies utilisent un message téléphonique informant que les patients peuvent prendre rendez-vous en ligne.
👉 Pensez aussi à ajouter votre lien de rendez-vous sur le site web.
2. Aperçu de la période de vaccination avec ou sans réservation
Consultez les guides pas à pas pour les deux situations possibles :
Vaccination avec réservations