Voorbereidingen op de vaccinatieperiode

1. Voorbereidingen op de vaccinatieperiode

1.1 Algemene voorbereidingen

Om de vaccinatieperiode vlot en efficiënt te laten verlopen, neem je best enkele stappen op voorhand. Veel van deze voorbereidingen kan je het hele jaar door al treffen, dus begin er zo vroeg mogelijk aan.

E-mailadressen verzamelen:
We benadrukken het vaak – en dat is niet voor niets! Hoe meer e-mailadressen je verzamelt, hoe meer patiënten je rechtstreeks via mail kan uitnodigen om een vaccin op te halen in jouw apotheek. Meer uitnodigingen = minder telefoontjes of vragen aan de balie én meer geslaagde vaccinaties.
- TIP: Veel apotheken ondervinden dat het verzamelen van e-mailadressen niet altijd vanzelf gaat. Een eenvoudige en effectieve manier om dit aan te pakken, is door het op een laagdrempelige manier te vragen, bijvoorbeeld: "We hebben een nieuw systeem. Als u mij uw e-mail geeft kunnen we u contacteren wanneer de vaccins beschikbaar zijn".
Plaats je afsprakenlink op je website:

Nog niet gebeurd? Breng dit dan zo snel mogelijk in orde. Je afsprakenlink vind je in Salvus onder:
Instellingen > Personalisatie > Afsprakenlink.

1.2 Concrete voorbereidingen

In augustus begin je best met de concrete voorbereiding van de vaccinatieperiode. Hieronder vind je enkele vaccinatie-specifieke zaken die je tijdig in orde brengt om straks vlot van start te gaan.

Stap 1: Beslis of je met reservaties wil werken

Werken met reservaties:

De patiënt reserveert een vaccin nog voor de vaccins geleverd zijn. Zo is de patiënt gerustgesteld dat die er eentje krijgt tijdens de vaccinatieperiode, en weet jij als apotheker hoeveel vaccins je ongeveer zal nodig hebben.
Werken zonder reservaties:

Salvus biedt de optie aan, maar het is geen verplichting. Elke apotheek werkt anders. Kies dus de werkwijze die voor jou het beste past.

Stap 2: Beslis of je of afspraak wil werken

Werken op afspraak:

Stel de afspraaktypes Covid en/of Griepvaccinatie in onder Instellingen > Afspraakbeheer > Afspraaktypes. Hulp nodig bij het instellen van de afspraaktypes en beschikbaarheden? Bekijk dan de gebruikersgids: Instellingen en beschikbaarheid van afspraken.

💡 Bekijk zeker ook de pro tips hieronder voor het instellen van afspraaktypes tijdens de vaccinatieperiode.
Werken zonder afspraak:

Zorg ervoor dat als je een standaarduitnodigingen gebruikt, je deze aanpast naar een uitnodiging met 'geen tool', zodat er geen knop 'Afspraak maken' verschijnt in de mail (zie stap 3).

9 Pro tips voor het instellen van afspraaktypes tijdens de vaccinaties

Eén uitnodiging voor zowel COVID als griep?
Wil je patiënten in één keer uitnodigen voor beide vaccins? Dan moet je twee aparte afspraaktypes activeren: één voor COVID en één voor Griepvaccinatie. Vergeet ook niet om voor beide types tijdsloten toe te voegen bij de beschikbaarheden. Zo kunnen patiënten zelf kiezen waarvoor ze komen.
Wil je COVID en griep tegelijk toedienen in één afspraak?
Dan maak je best een extra afspraaktype aan, bijvoorbeeld COVID + Griepvaccinatie. Zo hoef je geen dubbele afspraken te laten boeken en blijft het overzichtelijk in de agenda.
Stel de juiste periode in met 'Geldig vanaf … tot …'
Bij het instellen van je beschikbaarheden kan je aangeven in welke periode die tijdsloten beschikbaar zijn. Zo zorg je ervoor dat mensen enkel tijdens de vaccinatiecampagne een afspraak kunnen maken, en niet op andere momenten in het jaar.
Hoe lang duurt een vaccinatie?
De meeste apotheken gebruiken een afspraakduur van 5 minuten met 'starttijden in sprongen van' op 5 minuten.

💡Starttijden in sprongen van= om de hoeveel tijd er een nieuw tijdslot start.

Stel je bijvoorbeeld 5 minuten in als duur en sprong, dan wordt er telkens één patiënt per 5 minuten ingepland – ideaal voor een vlot verloop.
Wil je niet overspoeld worden met meldingen?
Standaard krijg je bij elke nieuwe afspraak een e-mail. Zet dit eventueel uit via Instellingen > Afspraken, door het vinkje bij ‘Houd mij per e-mail op de hoogte van nieuwe afspraken’ uit te schakelen.
Wil je afspraken voor COVID groeperen (bijv. per 6 of 7 dosissen)?
Activeer dan de optie ‘Bevestiging vereist’ bij het afspraaktype COVID. Zo kunnen patiënten wel een moment aanvragen, maar moet jij de afspraak eerst goedkeuren. Hierdoor kan je ze makkelijker clusteren en het gebruik van vials optimaliseren.
Vermijd boekingen op sluitingsdagen of tijdens verlof.
Verwijder of blokkeer dagen waarop jullie niet vaccineren (zoals feest- of verlofdagen van teamleden). Zo voorkom je misverstanden of last-minute afzeggingen.
Tijdelijk extra vaccinatiedagen?
Voeg tijdelijk extra tijdsloten toe in de beschikbaarheden als je uitzonderlijk vaccineert op een andere dag dan gewoonlijk. Vergeet niet om hier ook voldoende personeel voor te voorzien.
Liever geen dubbele boeking voor zowel Covid als Griep vaccinatie?
Zet je verschillende afspraaktypes open, zoals COVID en Griep? Maak dan een conflictgroep aan en voeg beide types toe. Hierdoor kan er per tijdslot maar één type geboekt worden – dat voorkomt overlappingen in je planning.

Stap 3: Uitnodigingen nalezen en aanpassen

Ga naar Instellingen > Reservaties > Uitnodigingen. Je kan een voorgemaakte uitnodiging gebruiken en aanpassen. Of je kan een nieuwe uitnodiging aanmaken.
Controleer of de juiste tool is toegevoegd: 'Reservatie', 'Afspraak' of 'geen tool'.
Pas het onderwerp en de tekst aan naar de wensen van jouw apotheek.
- LET OP: De uitnodiging moet ingevuld worden voor NL, FR en ENG! Heeft u geen anderstalige klanten? Dan kan u simpelweg een streepje invullen bij Onderwerp en Tekst.
- TIP: met het oog-icoon kan u een voorbeeld krijgen van hoe de mail eruit zal zien.
Vergeet niet op opslaan te klikken na elke wijziging en de uitnodiging op actief te zetten .

Stap 4: Spreek een bandje in (optioneel)

Sommige apotheken gebruiken een bandje op hun telefoonlijn waarin je patiënten laat weten dat ze voor vaccinaties zelf een afspraak kunnen maken via je website. Dat bespaart je heel wat telefoontjes!

👉 Vergeet dus zeker niet je afsprakenlink op je website te plaatsen!

2. Overzicht vaccinatieperiode met of zonder reservatie

De HGR heeft in juli 2025 de vaccinatiestrategie voor zowel griep als COVID-19 gepubliceerd:

In deze publicaties raadt de HGR aan om beide vaccins gelijktijdig toe te dienen vanaf midden oktober.

U kan bijkomende informatie hier raadplegen.

Werken met reservaties

Als je ervoor gekozen hebt om met reservaties te werken dan zal de tijdlijn van je vaccinatieperiode er ongeveer zo uitzien (uiteraard verschilt dit van apotheek tot apotheek):

Let op: Door de nieuwe aanbevelingen van de HGR om beide vaccins gelijktijdig toe te dienen, kan deze tijdslijn mogelijk wijzigen.

Augustus
- Je nodigt je patiënten uit om een vaccin te reserveren. Zo krijg jij een beter zicht op hoeveel vaccins je moet voorzien, en zijn je patiënten gerust dat ze er tijdig eentje krijgen.
September
- De eerste vaccins worden geleverd. Je verwittigt alle patiënten met een reservatie (voor een COVID-vaccin) via e-mail dat hun vaccin klaar ligt.
- Vanaf midden september starten de eerste apotheken met het toedienen van COVID-vaccins.
Oktober
- Je verwittigt de patiënten met een griepreservatie per e-mail dat hun vaccin is toegekomen.
- Vanaf oktober beginnen de meeste apotheken met het toedienen van de griepvaccins.

Dit is een beknopt overzicht van hoe de periode er kan uitzien.

Voor een concreet stappenplan: Raadpleeg de gebruikersgids - Vaccinatieperiode met reservaties

Werken zonder reservaties

Werk je zonder reservaties? Dan ziet de tijdlijn van je vaccinatieperiode er ongeveer als volgt uit (dit kan per apotheek verschillen):