Raadpleeg de presentatie rond de vaccinatiecampagne hier.
1.1 Algemene voorbereidingen
Om de vaccinatieperiode vlot en efficiënt te laten verlopen, neem je best enkele stappen op voorhand. Veel van deze voorbereidingen kan je het hele jaar door al treffen, dus begin er zo vroeg mogelijk aan.
- E-mailadressen verzamelen:
We benadrukken het vaak – en dat is niet voor niets! Hoe meer e-mailadressen je verzamelt, hoe meer patiënten je rechtstreeks via mail kan uitnodigen om een vaccin op te halen in jouw apotheek. Meer uitnodigingen = minder telefoontjes of vragen aan de balie én meer geslaagde vaccinaties.
- TIP: Veel apotheken ondervinden dat het verzamelen van e-mailadressen niet altijd vanzelf gaat. Een eenvoudige en effectieve manier om dit aan te pakken, is door het op een laagdrempelige manier te vragen, bijvoorbeeld: "We hebben een nieuw systeem. Als u mij uw e-mail geeft kunnen we u contacteren wanneer de vaccins beschikbaar zijn".
- TIP: Veel apotheken ondervinden dat het verzamelen van e-mailadressen niet altijd vanzelf gaat. Een eenvoudige en effectieve manier om dit aan te pakken, is door het op een laagdrempelige manier te vragen, bijvoorbeeld: "We hebben een nieuw systeem. Als u mij uw e-mail geeft kunnen we u contacteren wanneer de vaccins beschikbaar zijn".
- Plaats je afsprakenlink op je website:
Nog niet gebeurd? Breng dit dan zo snel mogelijk in orde. Je afsprakenlink vind je in Salvus onder:
Instellingen > Personalisatie > Afsprakenlink.
1.2 Concrete voorbereidingen
In augustus begin je best met de concrete voorbereiding van de vaccinatieperiode. Hieronder vind je enkele vaccinatie-specifieke zaken die je tijdig in orde brengt om straks vlot van start te gaan.
Stap 1: Beslis of je met reservaties wil werken
- Werken met reservaties:
De patiënt reserveert een vaccin nog voor de vaccins geleverd zijn. Zo is de patiënt gerustgesteld dat die er eentje krijgt tijdens de vaccinatieperiode, en weet jij als apotheker hoeveel vaccins je ongeveer zal nodig hebben. - Werken zonder reservaties:
Salvus biedt de optie aan, maar het is geen verplichting. Elke apotheek werkt anders. Kies dus de werkwijze die voor jou het beste past.
Stap 2: Beslis of je of afspraak wil werken
- Werken zonder afspraak:
Zorg ervoor dat als je een standaarduitnodigingen gebruikt, je deze aanpast naar een uitnodiging met 'geen tool', zodat er geen knop 'Afspraak maken' verschijnt in de mail (zie stap 3). - Werken op afspraak:
Stel de afspraaktypes Covid en/of Griepvaccinatie in onder Instellingen > Afspraakbeheer > Afspraaktypes.
Hulp nodig bij het instellen van de afspraaktypes en beschikbaarheden?
Stap 3: Uitnodigingen nalezen en aanpassen
- Ga naar Instellingen > Reservaties > Uitnodigingen. Je kan een voorgemaakte uitnodiging gebruiken en aanpassen. Of je kan een nieuwe uitnodiging aanmaken.
- Controleer of de juiste tool is toegevoegd: 'Reservatie', 'Afspraak' of 'geen tool'.
- Pas het onderwerp en de tekst aan naar de wensen van jouw apotheek.
- LET OP: De uitnodiging moet ingevuld worden voor NL, FR en ENG! Heeft u geen anderstalige klanten? Dan kan u simpelweg een streepje invullen bij Onderwerp en Tekst.
- TIP: met het oog-icoon kan u een voorbeeld krijgen van hoe de mail eruit zal zien.
- Vergeet niet op opslaan
te klikken na elke wijziging en de uitnodiging op actief te zetten 
.
Stap 4: Spreek een bandje in (optioneel)
Sommige apotheken gebruiken een bandje op hun telefoonlijn waarin je patiënten laat weten dat ze voor vaccinaties zelf een afspraak kunnen maken via je website. Dat bespaart je heel wat telefoontjes!
👉 Vergeet dus zeker niet je afsprakenlink op je website te plaatsen!
2. Vaccinatieperiode met of zonder reservaties
Raadpleeg de concrete stappenplannen voor de twee mogelijke situaties: